Что генеральный директор должен знать об IT

27.10.2014  |  Технологии
Что генеральный директор должен знать об IT

Хвост не виляет собакой

Руководители компаний, не специализирующихся на компьютерной технике и информационных технологиях, редко имеют достаточные знания о современных возможностях IT. Ведь, как правило, они являются специалистами в областях, имеющих ключевое значение для их бизнеса: хорошо разбираются в торговле, производстве, строительстве, предоставлении услуг… Поэтому генеральным директорам зачастую даже сложно общаться с руководителями своих IT-подразделений, говорящих на непонятном языке и требующих денег на непонятные штуки. Дать или не дать требуемые средства – вот в чем вопрос. Что конкретно получит бизнес от внедрения IT-новшеств? Почему именно такое решение нужно выбрать? А что будет, если не дать денег?

Как же руководителю компании разобраться в этой сложной сфере – информационных технологиях?

Прежде всего, генеральный директор должен помнить, что IT – это служебное подразделение, его задача – обслуживать бизнес компании, улучшать качество и скорость бизнес-процессов, помогать сотрудникам качественнее и быстрее выполнять свою работу, а топ-менеджерам контролировать работу персонала и предприятия в целом. Если руководитель IT-службы не может объяснить, какие бизнес-процессы улучшит то или иное новшество, как его внедрение скажется на росте производительности труда, какие риски для деятельности предприятия оно поможет снять, если он начинает объяснять, что ту или иную программу, то или иное оборудование нужно приобрести, потому что это современно, модно или «круто», IT-подразделение действует не в интересах компании. Хвост начинает вилять собакой.

Чтобы не допустить этого, генеральный директор сам должен хорошо знать, как устроены бизнес-процессы в его компании, какие из них и как связаны с управляющими системами и системами учета, средствами коммуникаций сотрудников – 1С, корпоративной почтой, CRM, ERP и т. п. (в IT их называют ключевыми сервисами). А руководитель IT-подразделения должен объяснить, каким образом IT поддерживает функционирование тех или иных бизнес-процессов и что нужно для того, чтобы эта поддержка осуществлялась с должной производительностью 24 часа в сутки семь дней в неделю.

Чтобы работа IT-подразделения была эффективной, его руководство непременно должно знать, какие бизнес-задачи стоят перед компанией и ее отдельными подразделениями, и принимать в их решении активное участие. В идеале руководитель IT-подразделения должен подчиняться непосредственно генеральному директору или его первому заместителю, входить в топ-менеджмент компании. Если уровень IT-директора в иерархии компании ниже, он не будет обладать необходимой информацией и авторитетом для внедрения тех или иных новшеств в отдельных подразделениях.

Правильные вопросы руководителю IT-подразделения

Какой бизнес-процесс и насколько улучшится с помощью внедрения этого новшества? Какое подразделение компании выиграет благодаря покупке этого оборудования или программы, в чем измеряется этот выигрыш? Если мы не будем реализовывать это решение, что потеряем?

Цена стабильности

IT-хозяйство любой компании делится на две части. Это инфраструктура (сервера, системы хранения данных, сетевое оборудование, рабочие компьютеры и средства связи) и прикладное программное обеспечение. Оно поддерживает бизнес-процессы, а IT-инфраструктура – бесперебойную работу самого программного обеспечения, то есть является основой всегоIT-хозяйства компании. Если она ненадежна – есть устаревшие сервера, нет резервных мощностей и т. п. – то и бизнес-процессы под угрозой. Оценивая состояние IT-инфраструктуры, генеральный директор должен в первую очередь осознавать, какие риски она несет. Какими могут быть эти риски?

Первый риск – это выход из строя оборудования и, как следствие, простой бизнес-процессов. Нужно понимать, на какое время будет приостановлена работа компании, какие убытки она понесет (причем учитывать следует не только финансовые потери, но и такие факторы, как потеря лояльности клиентов, штрафные санкции). Чтобы в случае выхода из строя какого-либо оборудования бизнес продолжал функционировать, используются резервирование и дублирование оборудования. Генеральный директор должен поинтересоваться у руководителя IT-хозяйства, какова надежность информационной инфраструктуры в компании и что будет происходить в случае поломки тех или иных устройств. Если риски покажутся неприемлемыми, нужно выяснить, сколько стоят мероприятия по повышению надежности, и сравнить эту сумму с предполагаемыми убытками от простоя основных служб. У компании «СОНЕТ» есть базовые типологии решения проблемы увеличения надежности инфраструктуры. Для повышения эффективности инвестиций в IT-инфраструктуру можно воспользоваться ими.

Основная ценность любой компании – это информация. Генеральный директор должен осознавать, какие убытки понесет компания, если та или иная информация будет утеряна в результате выхода из строя оборудования, в случае несанкционированного доступа к ней лиц, не обладающих соответствующими полномочиями. Последние несколько лет информационная безопасность была направлена на предотвращение хищения данных извне. В этом отношении достигнуты серьезные успехи и сегодня гораздо большую опасность составляет угроза изнутри – от персонала компании. Вред может быть причинен злонамеренно, или по невнимательности, или по незнанию. Для снижения этого риска в компании должны быть прописаны регламенты доступа сотрудников к той или иной информации и план мероприятий по восстановлению информации при утере, а также меры по предотвращению использования украденной информации. При правильной организации доступ к тем или иным данным должны иметь только те работники, которым они действительно необходимы. А скопировать и вынести за пределы компании по-настоящему ценную информацию (например, клиентскую базу вместе с историей взаимоотношений с клиентами) не должен иметь возможность никто.

Правильные вопросы руководителю IT-подразделения

Каковы результаты учений по отработке действий ваших сотрудников в случае выхода того или иного оборудования из строя? Какие сотрудники и к какой информации имеют доступ? Кто персонально отвечает в подразделениях компании за соблюдение регламентов работы с корпоративной информацией?

Быстрее, дешевле, качественней

Конечно, основное назначение IT-технологий – повышение производительности труда. Благодаря IT работу можно выполнить меньшим количеством персонала, за более короткий срок и с лучшим качеством. Наиболее простой прием для повышения производительности труда – спросить у начальников подразделений, почему они работают так плохо. Если вопрос задан достаточно убедительным тоном, вскоре генеральный директор получит большое количество предложений, в том числе по совершенствованию IT-хозяйства. Часть из них может оказаться разумными: «На генерацию отчетов в устаревшей версии 1С уходит целый день, тогда как при использовании новой версии этой программы на аналогичный отчет уходит 15 минут»; «У нас очень долго грузятся программы»; «Сервер часто недоступен»; «Мы не можем оперативно обмениваться информацией с удаленными подразделениями»… Возможность реализации поступивших предложений стоит обсудить с руководителем IT-службы.

Если «живое творчество масс» не помогло или является пройденным этапом, имеет смысл присмотреться к опыту компаний – технологических лидеров ваших или смежных отраслей. Расспросите у знакомых и партнеров, каким образом у них устроены те или иные бизнес-процессы, с помощью какого оборудования и программного обеспечения им удалось повысить производительность труда. Выясните, какие IT-технологии внедряют ваши конкуренты. Посещайте выставки, семинары, симпозиумы… Если понравилась какая-то новинка, подумайте, как ее применить, какие альтернативные решения существуют, как адаптировать это новшество под специфику вашего предприятия. К примеру, один из клиентов «СОНЕТ» выстроил в Нижегородской области логистический продовольственный комплекс, по техническому оснащению соответствующий лучшему мировому уровню. Его управление полностью компьютеризировано, а наборщики заказов получают голосовые указания: с такой-то полки взять столько-то товара, затем переместиться туда-то. Изначально голосовое управление работало на английском и русском языках. Решение было доработано таким образом, чтобы указания давались на узбекском и таджикском. Компания получила дополнительное конкурентное преимущество в виде снижения расходов на оплату труда.

Правильные вопросы руководителю IT-подразделения

Какой бизнес-процесс ускорится благодаря установке этой программы? Что вы можете предложить для повышения производительности труда в этом подразделении? Какое конкурентное преимущество мы получим благодаря этому внедрению?

Ненадежность человеческой надежности

Сегодня информационные технологии – это огромный пласт знаний с большим количеством направлений. Поэтому имеет смысл регулярно (например, раз в три года) проводить его аудит силами специализирующейся на системной интеграции сторонней организации, такой как «СОНЕТ». Иногда руководители IT-подразделений возражают против такого аудита, опасаясь вскрытия своей некомпетентности. Адекватные IT-шники сами настаивают на необходимости аудита, так как взгляд профессиональной компании всегда полезен и поможет разобраться, где есть слабые места, как дальше развивать инфраструктуру. Такой аудит необходим еще и потому, что изменения в IT-инфраструктурах часто не регламентируются. Я крайне редко встречал у клиентов документацию, описывающую IT-инфраструктуру компании в достаточном объеме. В самых крайних (но не редких) случаях знания о структуре IT-хозяйства компании хранятся в голове одного человека. Если он уволится (будет уволен, заболеет, умрет…), деятельность IT-подразделения может быть парализована на продолжительное время. Качественный аудит выдает определенный объем документов об объективном состоянии IT-инфраструктуры компании, используя который, новый руководитель IT-подразделения сможет обеспечить бесперебойную работу своего хозяйства в кратчайшие сроки.

Как выбрать IT-аудитора? Применять те же правила, которые использует любой генеральный директор при выборе любого подрядчика. Прислушаться к рекомендациям коллег по своему рынку и производителей оборудования. Выяснить, есть ли у потенциального IT-партнера опыт реализации подобных проектов. Узнать, какими компетенциями обладает системный интегратор («золотым» и «серебряным» партнером каких производителей оборудования и программного обеспечения он является). Чем больше компетенций у системного интегратора, тем лучше. IT – это действительно огромная область знаний. И очень многие вопросы в IT наиболее эффективно можно решить благодаря комбинированию ее разных разделов.

Правильные вопросы руководителю IT-подразделения

Есть ли документация по IT-инфраструктуре? Когда она последний раз обновлялась? Когда проводился внутренний аудитIT-инфраструктуры и где результаты? Как вы видите развитие IT в нашей компании?


Возврат к списку

Наверх