Всегда важны преимущества

Знание делового этикета позволяет всегда чувствовать себя уверенно, выглядеть достойно в любой ситуации делового общения. В основе всех правил этикета – глубокое уважение к личности другого человека. Именно поэтому очень важно знать и  уметь не только оказывать знаки расположения, но и принимать их. Главное отличие делового этикета от светского – в приоритете субординации над гендерными различиями сотрудников и их возрастом. Иными словами, в сфере бизнес-коммуникаций очень важно учитывать иерархию власти. И мне бы хотелось остановиться подробно на основных нормах и правилах, принятых в бизнес-коммуникациях в самом начале знакомства.

Знакомство и представление

Согласно деловому этикету, человек, занимающий более высокое положение, должность в компании, всегда будет иметь приоритет по отношению к сотрудникам, чей должностной статус ниже, вне зависимости от пола и возраста. В любой ситуации делового общения представляйте нижестоящего вышестоящему. Сначала обратитесь к человеку, обладающему максимальными полномочиями, назвав его по имени. Потом приступайте к представлению. При знакомстве используйте следующие речевые обороты: «Разрешите познакомить вас с…», «Позвольте представить вам...» . Избегайте фраз в приказной форме, не командуйте людьми, знакомя их: «Иван Иванович, пожмите руку Сергею Сергеевичу» или «Пётр Петрович, познакомьтесь с Александром Александровичем». Не допускайте очень распространенной ошибки – не произносите имена подряд, а потом в обратном порядке: «Иван Иванович, Пётр Петрович. Пётр Петрович, Иван Иванович». Пример правильного представления: «Добрый день, Иван Иванович. Позвольте вам представить Алексея Алексеевича из бухгалтерии. Алексей Алексеевич – наш новый главный бухгалтер».

Приветствие

Все деловые контакты начинаются со знакомства и приветствия. Во время приветствия встречайтесь взглядом с тем, кого приветствуете, не нужно опускать глаза, отводить их в сторону. Способов поприветствовать много. Например, можно равнодушно сказать: «Здравствуйте», быстро кивнуть головой и пройти мимо. А можно сказать: «Добрый день, Иван Иванович!», – тепло улыбнуться и слегка поклониться. Обратите внимание, что обращение без имени всегда более формальное, по имени – обращение к личности человека. Есть небольшой нюанс: приветствие принято сопровождать не только рукопожатием, но и легким поклоном головы. Поклон – это не быстрый резкий кивок, при поклоне голова буквально на секунду фиксируется в наклоненном состоянии. Такой способ приветствия подчеркивает ваше уважение к этому человеку. Первым приветствует младший по должностному статусу старшего. Например, женщина-секретарь первым приветствует своего руководителя мужчину.

Рукопожатие

После приветственных слов следует рукопожатие. Взаимное пожатие руки – традиционный символический жест – приветствие. Смысл древнего обычая подавать правую руку для приветствия – показать, что в ней нет оружия. Рукопожатие должно быть бодрым, энергичным, в меру сильным. Не принято обмениваться рукопожатиями через стол, порог, перегородку, руки других людей, над головами сидящих. В момент приветствия следует встать, если вы сидите. Очень часто мужчины говорят о том, что женщины застают их врасплох, протягивая руку для рукопожатия на деловых встречах. Можно ли пожимать руку женщине? Ответ однозначный: да, можно и нужно. Напомню, что в деловой среде – отношения между должностными статусами. Причем женщины здороваться за руку стали сравнительно недавно – только в начале ХХ века. Это было связано с волной феминизма в Европе и борьбой женщин за равные права. В том числе в сфере бизнеса. В сфере деловых отношений инициатива первым протянуть руку для рукопожатия принадлежит старшему по должности, то есть первым подает руку руководитель, даже если подчинённый – женщина.

Нужно ли  вставать?

Если вы сидите, при возможности вставайте при приветствии и знакомстве. Вставание – молчаливый ритуал приветствия, который дошел на наших дней ещё со времен Древнего Рима. Вставая, мы приветствуем человека и демонстрируем свою готовность к установлению и поддержанию контакта. Также вставание является статусным знаком уважения и почтения. Ритуал вставания как знак уважения можно встретить в церемониальном этикете. Например, традиция вставать при исполнении государственного гимна на торжественных церемониях.
Часто задают вопрос о том, нужно ли вставать хозяину кабинета. Давайте рассмотрим на примере практическую ситуацию хозяин – гость. Руководитель находится в своем кабинете, после того как секретарь доложил о посетителе, в кабинет входит гость. Хозяин встает, застегивает пиджак, если он был расстегнут, что позволительно, когда человек сидит, выходит из-за стола навстречу посетителю, приветствуя его. Говоря приветственные слова, протягивает руку для рукопожатия. Всегда хозяин кабинета первым подает руку для рукопожатия. После предлагает гостю сесть, далее следует вопрос о чае, кофе, о пожеланиях сообщается секретарю. Таким образом, хозяин выказывает свое гостеприимство, внимание и уважение к своему посетителю.

Визитная карточка

Обмен визитными карточками – обязательная процедура при знакомстве в деловой обстановке. И ничто так хорошо не характеризует человека, как его деловая визитная карточка. Цвет, шрифт, размер, тон, качество бумаги – всё влияет на восприятие партнером или клиентом визитной карточки как части общего имиджа компании. Чем лаконичнее оформление, чем больше пространства, «воздуха», тем элегантнее и весомее визитка. Очень важно качество бумаги (белизна, тонирование, высокая плотность). По нормам делового этикета для изготовления визитных карточек используется плотная бумага высокого качества светлых оттенков (белый, светло-бежевый, цвет слоновой кости), на  которой удобным для восприятия шрифтом (прямым, достаточно крупным, «читабельным») четко и красиво напечатаны имя, отчество, фамилия, ниже указывается должность. Еще ниже – адрес учреждения, телефон, электронный адрес, телефон секретаря. Помните, что визитная карточка – не рекламная листовка, нет необходимости указывать информацию обо всех видах услуг, предоставляемых вашей компанией, акциях, скидках. Визитную карточку представителя компании может украшать фирменная эмблема. При этом визитная карточка должна представлять лично человека, а не фирму, где он работает. Название компании не должно быть написано крупнее имени. Лучше при изготовлении визитных карточек не использовать пластик или ламинированную бумагу – на таких  материалах невозможно делать какие-либо пометки.

Держа в руках визитку международного парт-нера, не всегда легко определить, где имя, а где фамилия (на примере японского партнера: Tarou Yamada). И тогда возникает путаница, было непонятно, как правильно обратиться к человеку. Поэтому в международном протоколе принято правило о прямом порядке слов в имени, то есть сначала указывается имя, потом отчество и только потом фамилия (например, Иван Петрович Сидоров). Это протокольная рекомендация и общепринятая международная норма. Вручают визитную карточку, подавая ее правой рукой и повернутой к получателю так, чтобы сразу можно было прочитать текст. При обмене визитными карточками, во время переговоров, положите ее перед собой, чтобы помнить имя собеседника.

Соблюдая нормы и тонкости делового этикета, вы с легкостью создадите и сохраните профессиональный имидж и отличную бизнес-репутацию, ведь знание делового этикета, мастерство управления впечатлением, навыки бизнес-коммуникаций – это всё то, что составляет ваш деловой потенциал.

Успехов вам!