Как снизить риски бизнеса при дистанционной работе сотрудников

Вячеслав Панкратьев, заведующий кафедрой безопасности Университета государственного и муниципального управления, автор и ведущий обучающих программ, консультант в области корпоративной безопасности, полковник юстиции в запасе.

Сейчас стали очень популярными выражения: «удаленка», «удаленная работа», но сразу хочу отметить, что это сленг. В Трудовом кодексе РФ нет понятия «удаленная работа», есть «дистанционная работа» с определенными правовыми требованиями, которые необходимо выполнять. Причем в Трудовой кодекс РФ включили статью о дистанционной работе еще в 2013 году. То есть, уже семь лет мы можем использовать этот механизм абсолютно законно.

При этом не нужно путать дистанционную работу с надомной. Там другие правовые основы. Надомный работник обязан изготовить какие-либо товары и передать работодателю. Надомная работа сейчас почти не применяется. Этот вид взаимоотношений перешел из трудовых отношений в гражданско-правовые (ИП, смозанятый и т.д.). Дистанционная работа предполагает удаленное выполнение трудовых функций, определенных трудовым договором. То есть, эти функции нужно обязательно прописать в трудовом договоре. Кроме того в трудовом договоре должна быть отметка о том, что работник выполняет трудовую функцию дистанционно, указать место работы, отличное от места расположения работодателя. Перевод работника на дистанционную работу должен происходить как изменение условий трудового договора со всеми процессуальными нормами. А не просто сказать работнику – с завтрашнего дня ты работаешь дома.

Классическая дистанционная работа применяется когда нахождение работника не просто вне места дислокации работодателя, а в другом городе. Это предполагает использование цифровой подписи и иных атрибутов дистанционки. И если работодатель захочет пригласить работника в офис, то это должно быть оформлено как командировка с выплатой командировочных и компенсацией всех расходов. Часто применяют дистанционных работников, которые находятся в одном городе с работодателем. Здесь многие вопросы решаются проще, так как по необходимости работник может появляться в офисе. В этом случае электронная подпись как правило не используется.

Дистанционная работа имеет свои плюсы и свои минусы. Главный плюс для работодателя – экономия расходов на работника. Издержки сокращаются, потому что работодателю не нужно платить за аренду рабочих мест, не нужно проводить специальную оценку условий труда, выполнять большое количество других требований законодательства (по пожарной безопасности, по охране труда и т.д.). И это особенно важно в кризис. Ведь любое антикризисное управление – это, прежде всего, сокращение издержек и увеличение доходов. Для работника дистанционная работа тоже большой плюс, потому что он не тратит время на дорогу до офиса и обратно и может работать в той комфортной обстановке, которую создаст себе сам.

Но у дистанционной работы есть и серьезные минусы (риски). Эти риски можно условно разделить на две категории: организационно-правовые риски и риски, связанные с информационной безопасности.

Что такое организационно-правовые риски. Это риски, связанные с правильным оформлением трудовых отношений с дистанционным работником и с умением работника работать дистанционно, а также с наличием у работника условий для дистанционной работы. Это очень важно. Что значит уметь работать дистанционно? Это значит уметь работать при отсутствии контроля со стороны работодателя. Дистанционный работник не окружен камерами видеонаблюдения (как в офисе), не обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка дня, не обязан иметь приличный внешний вид и соблюдать дресс код. Он может сам распределять приоритеты – работать или зависнуть в социальных сетях. Работать или сходить в магазин, потому что жена с утра «пилит» и требует сходить купить ребенку детское питание. Работать или делать с ребенком домашнее задание (все же сейчас сидят и учатся дома). У дистанционного работника должны быть условия дома для эффективной и плодотворной работы. Если работник живет в съемной однокомнатной квартире-студии, где еще живут дети, родители и домашние животные, то говорить о физической возможности дистанционно работать просто не приходится. Я встречал исключения, но это именно исключения из правил. Поэтому работодателю надо привыкнуть к мысли, что перевод работника на дистанционку сопровождается не только сокращением расходов, но и уменьшением эффективности.

По моему опыту на дистанционную работу хорошо переходит молодежь (особенно до появления ребенка в семье). Люди с возрастом 45+ переходят на дистанционку очень сложно. Именно с психологической точки зрения. Если работник привык, как в песне, каждое утро ходить на любимый завод, то оставаться и работать дома ему очень некомфортно. Довольно часто на дистанционку переводят людей совсем в возрасте, чтобы они не мучались, передвигаясь на общественном транспорте. Для работодателя удобны инвалиды-дистанционные работники. И квота заполнена, и рабочее место для инвалида оборудовать не нужно.

Очень много рисков, связанных с информационной безопасностью. Отдельные из них можно нивелировать ИТ-инструментами. Поэтому очень важно предоставить дистанционному работнику технические средства за счет работодателя. И на них установить системы ИТ безопасности. И заставить работника выполнять требования ИТ безопасности. Но как бы ни были защищены каналы связи, если к компьютеру сотрудника, работающего с коммерческой тайной, имеют доступ члены его семьи, говорить о серьезной защите этой информации бессмысленно. Кроме того работник может делать конфиденциальные пометки в своей тетрадке, вести конфиденциальные переговоры с клиентами и т.д. Если с ним в комнате находятся его родственники, то нарушаются все нормы и требования по защите информации.

Очень важный момент – это система контроля за удаленным работником. Что он делает дома в рабочее время: пьет чай, смотрит телевизор, занимается своими делами или работает? Нужно иметь в виду, что существует два типа контроля: по процессам и по результатам. Контроль по процессам за удаленным работником заведомо хуже, чем за работником, находящимся на рабочем месте в офисе, где есть много инструментов контроля. На удаленных рабочих местах их существенно меньше. Дистанционного работника эффективнее контролировать по результатам. К примеру, к определенному времени дизайнер должен изготовить макет, бухгалтер – свести баланс, конструктор – выполнить свою часть чертежа. Процесс при этом неважен. Когда и сколько сотрудник работает – неважно. Может быть, ночью или рано утром, может быть, в парке – при прогулке с ребенком. Главное – результат. Я бы переводил на удаленку только тех людей, результаты работы которых можно точно определить. И сейчас предприниматели переводят многих таких работников на дистанционную работу весьма успешно.

Но это только первый шаг. Ведь существуют разные варианты отношений человека и организации. И нужно помнить, что трудовые отношения – самые невыгодные и самые рискованные для организации. Поэтому предприниматели после перевода сотрудников на дистанционную работу задумываются об изменении своих отношений с сотрудниками с трудовых договоров на какие-то иные. Зачастую это удобнее, выгоднее и безопаснее. Это могут быть, к примеру, гражданско-правовые отношения с самозанятыми, индивидуальными предпринимателями, аутсорсинг, аутстафинг и т.д. Поэтому сейчас многие работодатели перевод сотрудников на удаленную работу рассматривают лишь как первый шаг. Вторым шагом будет перевод на гражданско-правовые отношения. Эта тенденция сейчас проявляется достаточно активно, и возможно, приведет к глобальным изменениям на рынке труда.